Política de Tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS DE E3CREATIC S.A.S.

 

Normatividad Legal Aplicable:

La política de tratamiento de datos personales es elaborada en cumplimiento del Artículo 15, el Artículo 20 y el Numeral 11 del Artículo 189 de la Constitución Política, la ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 del 27 de junio de 2013 y de toda la normatividad legal que tiene por objeto desarrollar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos y los demás derechos, libertades y garantía constitucionales aplicable al tratamiento de datos personales.

Definiciones:

Para efectos de la ejecución de la política de tratamiento de datos y en cumplimiento de la normatividad legal serán aplicables las siguientes definiciones:

  1. Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  3. Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
  5. Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  7. Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Finalidad de la Recolección de Datos Personales y su Tratamiento:

E3Creatic S.A.S., podrá hacer uso de los datos personales y su tratamiento con la siguiente finalidad:

  1. Envío de información y ejecución de la relación contractual con sus clientes, proveedores, trabajadores y contratistas.
  2. Presentación y prestación de servicios y/o productos para su mejoramiento, promoción y desarrollo.
  3. Realizar toda clase de actividades de mercadeo, consultas, encuestas, estudios, estadísticas, investigaciones, concursos, rifas, sorteos y demás propósitos comerciales.
  4. Contactar por vía correo electrónico o por cualquier otro medio de comunicación.
  5. Consulta de información financiera e historia crediticia y reporte a las centrales de riesgo o información sobre el estado de cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones.
  6. Recolectar información que suministran las personas obtenidos por cualquier medio dentro o fuera de nuestras instalaciones para la seguridad de las personas, por lo que podrán ser utilizados como prueba en toda clase de procesos.
  7. La información sobre clientes, empleados, proveedores y socios, actuales o pasados, se archiva para facilitar, mantener, permitir o promover relaciones de carácter administrativa, civil, comercial, laboral y de cualquier otra índole.

 

Principios para el Tratamiento de Datos Personales:

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la política de tratamiento de datos y en cumplimiento de la normatividad legal, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  2. Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  3. Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  4. Principio de veracidad o calidad:La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. Principio de transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  6. Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y constitucionales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 del 17 de octubre de 2012;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 del 17 de octubre de 2012;

  1. Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley 1581 del 17 de octubre de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  2. Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas y en los términos de la ley 1581 del 17 de octubre de 2012.

 

Derechos del Titular de Datos Personales:

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de la ley 1581 del 17 de octubre de 2012;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Deberes de E3CREATIC:

E3Creatic es consiente que los datos personales son de propiedad de las personas por lo que hará uso de los datos para las finalidades en las que se encuentra facultada principalmente en cumplimiento de los deberes de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de la normatividad vigente.

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 del 17 de octubre de 2012;
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 del 17 de octubre de 2012;
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Solicitud de Autorización del Titular de Datos Personales:

E3Creatic, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, solicitará autorización por el tiempo que sea razonable y necesario, previa e informada al titular para la recolección y tratamiento de los datos personales, los cuales podrán ser obtenidos por cualquier medio que puedan ser objeto de consulta posterior.

Aviso de Privacidad:

En caso tal que E3Creatic no pueda poner a disposición del titular de los datos personales la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular de los datos personales y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Datos Recolectados antes del Decreto 1377 de 2013:

E3Creatic publicará un aviso en su página web: ¿¿¿??? con destino a los titulares de los datos personales para comunicarles la presente política de tratamiento de datos en cumplimiento del Numeral 3 del Artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Responsable y Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares de los Datos Personales:

El encargado y el responsable en E3Creatic será: ¿¿¿???, la cual atenderá toda clase de consultas y reclamos de los titulares de los datos personales, así:

Para las consultas los titulares o sus causahabientes podrán enviar la petición de lunes a viernes de 8:00 am a 12m y de 2:00pm a 6:00pm al correo electrónico info@e3creatic.com o a la dirección: Calle 50 # 28 – 25 Piso 5o., la cual será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para los reclamos los titulares o sus causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar el reclamo de lunes a viernes de 8:00 am a 12m y de 2:00pm a 6:00pm al correo electrónico info@e3creatic.com o a la dirección: Calle 50 # 28 – 25 Piso 5o, teniendo en cuenta lo siguiente:

  1. Dirigirlo con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Información de Contacto: 

Si tiene alguna inquietud sobre la política de tratamiento de datos de E3Creatic comuníquese a través del correo electrónico info@e3creatic.com.

Vigencia:

La presente Política de Datos Personales entra en vigencia a partir del día 1 de Septiembre de 2013 y E3Creatic podrá realizar cambios y modificaciones, los cuales se informarán y publicarán en la dirección electrónica http://e3creatic.com/politica-de-tratamiento-de-datos-personales/

 

Atentamente,

CLAUDIA PATRICIA CHITIVA RODRÍGUEZ

Gerente